Opas minisite block

Kokouksen valmistelu

Kokouksen valmistelu

Hyvin sujunut kokous syntyy, kun osanottajat tulevat toimeen keskenään ja päätökset tehdään ripeästi. Hyvän kokouksen valmistelussa mieti ensin, keitä kokoukseen tulee. Tarvitaanko hallituksen jäsenten lisäksi kutsua paikalle asiantuntijoita, innostajia tai suunnitellun jäsenhankintakampanjan kohderyhmän edustajia kertomaan toiveistaan ja mieltymyksistään.

Mieti sitten, mikä on kokouksen tarkoitus ja miten siihen parhaiten päästäisiin. Suunnittele kokousympäristö, tee selkeä asialista ja mieti toimintatapa. Valmistele kokoukset yhdessä johtoryhmän (usein puheenjohtaja, sihteeri ja tiedottaja, mutta mikä tahansa ryhmä sopii) kanssa. Joskus, etenkin yhdistyksen hallituksen alkutaipaleella on hyvä valmistella asialista siten, että puheenjohtaja keskustelee kaikkien hallituksen jäsenten kanssa ja pyytää näkemyksiä siitä, mitä pitäisi käsitellä. Sitten puheenjohtaja rajaa käsiteltävät asiat. Joka tapauksessa, lähetä asialista hyvissä ajoin osallistujille, jotta he voivat valmistautua käsittelyssä oleviin aiheisiin.

Jokaisen osallistujan pitää valmistautua pitämään selkeitä puheenvuoroja ja kuuntelemaan huolella muiden näkemyksiä. Puheenjohtaja voi edistää tätä miettimällä, miten osallistujat saavat puhua ja miten varmistetaan, että kaikki saavat äänensä kuuluville? Sujumisen takaa se, että puheenjohtaja johtaa kokousta prosessia hallitsemalla. Rönsyilijät voi palauttaa keskusteluaiheeseen lempeästi, mutta samalla on huolehdittava siitä, että kaikki saavat äänensä kuuluville. Yhden tai kahden osallistujan dominointi tai vetäytyminen luo huonoa ilmapiiriä! Joskus voit kokeilla myös verkko- tai puhelinkokousta tai kävelykokousta.