Opas minisite block

Miten viestitään

Miten viestitään

Hallitus voi käyttää keskinäiseen viestintäänsä omaa sähköpostilistaa, mikäli kaikki hallituksen jäsenet käyttävät sähköpostia säännöllisesti. Pienen piirin sähköpostilistalla voi suunnitella ja vaihtaa ajatuksia. Uusi vaihtoehto yhteydenpitoon on esimerkiksi WhatsApp-ryhmä. Live-keskustelu usean henkilön kanssa samaan aikaa on mahdollista Skype-ohjelman avulla. Hallitus voi myös ottaa käyttöönsä virtuaalisen työtilan esimerkiksi kotisivujen yhteyteen, jos se on mahdollista, tai käyttää ilmaisia alustoja, kuten Facebook-ryhmää tai Google Docsia. Ne mahdollistavat keskustelun sekä asiakirjojen yhteisen työstämisen ja säilyttämisen. Työtilat ovat hyviä, koska keskustelut ja linkitykset tallentuvat sinne ja ovat helposti löydettävissä.

Parasta on, jos yhdistyksen hallitus ja henkilöstön edustajat voivat käsitellä edunvalvontaan liittyviä asioita säännöllisesti yhdessä. Tapaamiset ovat hyviä, mutta tapaamisten oheen tarvitaan myös muuta viestintää. Hallituksen kannattaa keskustella, otetaanko henkilöstön edustajat hallituksen omalle tiedotuslistalle ja mahdolliseen virtuaaliseen työhuoneeseen mukaan. Joskus erilliset listat voivat myös olla paikallaan, koska tällöin ei kuormiteta henkilöstön edustajia asioilla, jotka eivät heidän tehtäväänsä kuulu. Tekstiviestit ovat hyviä viestinnän erityistilanteissa, varsinkin kriisiviestinnässä.

Henkilöstön edustajat tarvitsevat apua myös jäsenistön mielipiteen selvittämisessä. Hallituksen jäsenet voivat keskustella jäsenten kanssa eri tilanteissa, pyytää palautetta tai sitten yhdistys voi tehdä jäsenistölle kyselyn tai järjestää erillisen keskustelutilaisuuden. Yhdistyksen tapahtumia kannattaa aina hyödyntää jäsenistön kuulemiseen. Kyselyt ovat helpoimpia toteuttaa sähköisesti, jolloin niiden käsittely helpottuu ja usein jäsenten on myös helpompi vastata niihin ajasta ja paikasta riippumatta. Esimerkiksi Google Docs on ilmainen kyselytyökalu.

Hallituksen ja henkilöstön edustajan kannattaa luoda työnantajaan hyvä suhde, jota ylläpidetään säännöllisellä yhteydenpidolla. Kun suhde on hyvä, on vaikeatkin asiat helpompi ottaa yhteiseen käsittelyyn. Tapaamisia kannattaa järjestää tasaisin väliajoin, mutta niiden lisäksi viestitään esimerkiksi sähköpostilla. Kannattaa muistaa viestiä myös positiivisista asioista.

Mediaviestintä on tärkeää hoitaa hallituksen nimettyjen jäsenten sekä henkilöstön edustajien kesken. Tiedotteen muokkaus on parasta tehdä yhteistyönä, mutta lähettäminen ja medioiden yhteystietolistojen ylläpito voi olla selkeästi tiedottajan vastuulla. Tapahtumakohtaisesti määritetään, kuka antaa toimittajille lisätietoja. Katso aiheesta lisää kohdassa ulkoinen viestintä.

Sosiaalisessa mediassa voidaan myös muuten tukea henkilöstön edustajien toimintaa. Yksi esimerkki on TJS Opintokeskuksen ylläpitämä Reilu Peli -verkosto. Siellä liittojen henkilöstön edustajat, yhdistysten puheenjohtajat ja henkilöstö voivat jakaa kokemuksiaan henkisen työhyvinvoinnin teemoista.