Opas minisite block

Yhteydenpito

Yhteydenpito

Sihteeri voi huolehtia käytännön yhteydenpidosta ja pitää yllä yhteystietojen rekisteriä ja jäsenluetteloa ellei tätä ole annettu tiedottajan hoidettavaksi. Voi myös olla niin, että sihteeri huolehtii jäsenrekisteristä ja tiedottaja yhteydenpidosta, viestinnästä.

Virallisessa jäsenluettelossa pitää näkyä jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa varten hallituksen täytyy hyväksyä jäseneksi tulija ja jäsenyydestä luopujat sekä joskus myös erottaa jäsenet. Jäsenet itse päivittävät muutokset yhteystiedoissaan hallitukselle. Sihteeri voi kertoa jäsenille jäsenilloista ja kokouksista, koulutuksista ja huolehtia siitä, että jäsenhankintakampanjoiden käyttöön saadaan tarvittavat rekisterit. Usein hän myös toimittaa hallituksen kokouskutsut hallituksen jäsenille ja huolehtii siitä, että pöytäkirjat ja muistiot allekirjoitetaan.

Yhteydenpitoa varten sihteeri ja hallitus tarvitsevat ajantasaiset jäsenten yhteystiedot toimivassa muodossa. Tarramuotoon taiteltu osoitteisto helpottaa postin lähettämistä ja luettelo sähköposti osoitteista sähköpostin käyttöä eri ohjelmilla. Tekstiviestikampanjaan tarvitset jäsenten matkapuhelinnumerot.

Yhteydenpidon välineet ovat erilaisia sekä niiden lähettämisen vaatiman työmäärän että saadun viestin koetun henkilökohtaisuuden suhteen. Tekstiviesti, allekirjoitettu kirje ja sosiaalisen median välityksellä saatu viesti koetaan kiireellisemmäksi ja henkilökohtaisemmaksi kuin sähköpostiviesti. Tiedote verkkosivuilla, ilmoitustaululla ja sähköpostilistalla jätetään usein huomiotta, ellei viestissä ole jotakin koukuttavaa asiaa. Ilmoitus lehdessä huomataan, jos se on suunniteltu hyvin ja sijoitettu sopivalla tavalla. Puhelu puolestaan on lähes yhtä tehokas viestin viejä kuin tapaaminen kasvokkain. Käytä siksi viestiin parhaiten sopivaa välinettä, älä tärkeiden asioiden kohdalla luota pelkästään sähköpostiviestiin.