Opas minisite block

Kokoustekniikka ja kokouksen kulku

Kokoustekniikka ja kokouksen kulku

Kokouksissa puheenjohtaja johtaa puhetta. Ennen kokousta puheenjohtaja valmistelee asiat ja esityslistan yhdessä esittelijöiden kanssa tai toimii esittelijänä. Puheenjohtaja vastaa siitä, että osallistujat tietävät mistä puhutaan, puhujat pysyvät asiassa ja noudattavat sovittuja toimintatapoja. Liian pitkiä puheenvuoroja vältetään parhaiten sopimalla yhdessä, että puheenvuoro voi kestää korkeintaan viisi minuuttia.

Kokoustilanteessa puheenjohtaja jakaa puheenvuorot, mutta kannattaa sopia ja kertoa kaikille osallistujille ennen kokousta, miten pyydetään puheenvuoro, miten ne jaetaan ja pidetään. Ennen jokaista äänestystä on sovittava, miten äänestys toteutetaan.

Yhdistyksen hallitusten kokousten ei tarvitse olla muodollisia eikä puheenvuoroja ole pakko pyytää. Kokouksen asialista tai esityslista kuitenkin helpottavat valmistautumista kokoukseen sekä päätösten tekoa ja kokouksen pitämistä sopivan mittaisena. Muistion tai pöytäkirjan kirjoittaminen puolestaan takaa sen, että päätökset muistetaan oikein ja niitä voidaan yhdessä toteuttaa. Tulevat yhdistyksen historian kirjoittajat myös kiittävät laajasta asioiden kirjaamisesta. Kokouksen asialistan voi laatia näin:

  1. Avaus
  2. Järjestäytyminen
  3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. Menettelytavoista sopiminen (pelisäännöt)
  5. Esityslistan hyväksyminen
  6. Ilmoitusasiat (jos vaikuttavat päätöksentekoon)
  7. Asioiden käsittely, jokaisella asialla on hyvä olla oma kohtansa. Kunkin asian käsittelyssä edetään kaavan mukaisesti eli ensin asia esitellään, sitten keskustellaan, päätetään keskustelu ja sitten puheenjohtaja toteaa, millainen päätösehdotus on tehty ja asia päätetään. Tarvittaessa puheenjohtaja toteaa, millaisia ehdotuksia on ja esittää, miten ne äänestytetään. Äänestyksen jälkeen todetaan päätös. Useimmiten asioista ei tarvitse äänestää.
  8. Muut asiat
  9. Ilmoitusasiat (jos eivät vaikuta päätöksentekoon)
  10. Kokouksen päättäminen

Erilaisia puheenvuoroja

Kokouksissa on erilaisia puheenvuoroja. Johtopuheenvuorossa esitellään käsiteltävä asia. Tämän jälkeen ääneen pääsevät keskustelupuheenvuorojen esittäjät. Lisäksi voi tehdä ehdotus-, kannatus-, arviointi- ja vastustus- tai moitepuheenvuoroja. Näiden esittäjät ovat yhdessä vastuussa tehdystä päätöksestä. Vastuusta vapautuu ainoastaan esittämällä eriävän mielipiteen tai vastalauseen kirjattavaksi pöytäkirjaan.

Jaettua puheenvuorojärjestystä voivat rikkoa etuoikeutetut puheenvuorot, joita ovat repliikit, selvennykset ja työjärjestyspuheenvuorot. Työjärjestyspuheenvuoroja käytetään joskus tekniseen kikkailuun ja estetään vastapuolta esittämästä kantojaan. Tosiasiassa työjärjestyspuheenvuoron tarkoitus on pitää keskustelu asiassa ja estää tarpeeton rönsyily. Repliikki voi taas olla suunnattu osoittamaan, että edeltäneen puhujan näkemys perustuu asiaan kuulumattomalle tai väärälle tiedolle.

Ponsi on kokouksen tekemä päätösluonteinen toivomus, joka on tehty varsinaisen asian käsittelyn ulkopuolella. Ponsi ei saa olla ristiriidassa tehdyn päätöksen kanssa. Pienissä yhdistyksissä harvoin käytetään ponsia, mutta yleiskokous voi päätyä ohjeistamaan hallitusta kirjaamalla pöytäkirjaan toivomusponnen.

Äänestykset

Jos asiasta ei voida kohtuudella sopia yksimielisesti tai jos kokouksen osallistuja vaatii äänestystä, se kannattaa järjestää. Usein äänestys tehdään vain kahden esityksen välillä, mutta jos ehdotuksia on useampia, sovitaan aluksi äänestysjärjestys. Yleensä sovitaan, että laitetaan pääehdotuksesta kaksi kauimpana olevaa vastakkain. Näistä voittanut asetetaan seuraavaksi kauimpana olevan kanssa vastakkain jne. kunnes näistä voittanut laitetaan pääehdotuksen kanssa vastakkain. Jos on tehty hylkäävä ehdotus, se laitetaan lopuksi voittaneen ehdotuksen kanssa vastakkain.

Yhdistyksen säännöt voivat määrätä äänestystavan, mutta jos säännöt eivät määrää, kokous päättää, miten äänestys toteutetaan. Yleisiä äänestystapoja ovat kädennosto tai seisomaan nousu. Voidaan myös käyttää vihreää tai punaista värikorttia tai painaa äänestysnappia kuten eduskunnassa tehdään. Jos osallistujat vaativat nimenhuutoäänestystä, se täytyy järjestää. Tällöin kokouksen puheenjohtaja tai sihteeri lukee osallistujan nimen, jonka jälkeen mainittu edustaja kertoo kantansa. Suljettu lippuäänestys on työläs menettely, mutta se pitää järjestää, jos yksikin osallistuja sitä vaatii.

Koeäänestys on keino nopeuttaa äänestystä ja kokousta. Puheenjohtaja tiedustelee alustavasti kokousedustajien mielipidettä ja jos se on selvä, hän kysyy vielä, tarvitaanko varsinaista äänestystä.