Opas minisite block

Viestintävälineet

Viestintävälineet

Ulkoisen viestinnän välineitä ja materiaaleja ovat:

  • henkilökohtaiset tapaamiset
  • puhelin
  • sähköposti (eri jakelulistat)
  • kirjeposti
  • verkkosivut
  • sosiaalisen median kanavat
  • tiedotustilaisuus
  • kampanjat ja tapahtumat
  • tiedote, esite, kutsut

Kotisivut ovat yhdistyksen käyntikortti. Niiden kautta minkä tahansa kohderyhmän on helpointa saada tietoa yhdistyksestä ja sen toiminnasta.

Kun haluat luoda henkilökohtaisen kontaktin toimittajaan tai poliitikkoon, kannattaa ottaa yhteyttä ensin puhelimitse. Sen jälkeen lisätiedon lähettäminen sähköpostitse on helppoa ja saavuttaa vastaanottajan varmemmin. Sähköpostitse lähetetyistä tiedotteista esimerkiksi toimittaja voi kopioida suoraan tekstiä juttuaan varten ja poliitikko käyttää tietoja blogissaan tai puheissaan. Kotisivuille voi linkittää lisätietolähteitä, kuten esimerkiksi yhdistyksen taustatiedot.

Erityisen merkittävästä asiasta kannattaa järjestää tiedotustilaisuus. Tiedotustilaisuus voidaan järjestää omille jäsenille, mutta usein paikalle toivotaan median edustajia viestin leviämiseksi laajalle. Tiedotustilaisuuden on oltava hyvin suunniteltu ja järjestetty ja sisällöltään kiinnostava. Ajankohtakin on tärkeä, tiedotustilaisuutta ei nykyisinkään kannata järjestää ennen kello 10 aamulla.

Vaikuttamisviestinnässä tehokkaampaa voi olla tärkeiden yhteistyökumppaneiden haku kuin laaja viestintä. Esimerkiksi kunnanvaltuutetun tai kansanedustajan mielenkiinto herää helpommin, jos lähestyy henkilökohtaisesti eikä joukkoviestillä.

Tiedote yhdistyksen tapahtumista kannattaa lähettää, jos niissä on jotain merkittävää yleistä tai erityistä sisältöä tai nimekäs puhuja. Muistisääntönä kaikessa tiedotteen kirjoittamisessa voi käyttää 5 M ja K sääntöä. Se tarkoittaa, että viestin on vastattava kuuteen kysymykseen: mitä, missä, milloin, miten ja miksi sekä kuka. Varmistathan tiedotetta lähettäessäsi sen perillemenon ja sen, että annat aiheesta tietävän henkilön yhteystiedot! Henkilön tulee olla myös tavoitettavissa.

Sosiaalinen media

Sosiaalinen media avaa uusia mahdollisuuksia ulkoiseen viestintään kaikille kohderyhmille. Näiden välineiden käyttö ja säännöllinen päivittäminen vaativat resursseja, siksi onkin tärkeää miettiä tarkasti, mistä välineestä on eniten hyötyä kunkin kohderyhmän tavoittamisessa juuri sinun yhdistyksessäsi. Esimerkiksi päivitykset Facebookissa tuovat yhdistyksen lähemmäs paitsi jäseniä, myös kaikkia ulkoisen viestinnän kohderyhmiä. Facebookissa yhdistys voi esimerkiksi kertoa ajankohtaisista aiheista, markkinoida tapahtumiaan/tehdä kampanjoita, mahdollistaa keskustelun ja linkittää omille sivuilleen muiden uutisoimia, yhdistystä koskevia aiheita. Käytä viestinnässä aihetunnisteita (#), niin aiheet löytyvät helpomin myös sivuja seuraamattomille. Toimittajille Facebook toimii juttulähteenä.

Toimittajia voit kontaktoida myös sosiaalisessa mediassa. Jos toimittajalla on julkinen Facebook-profiili, voit kommentoida hänen julkaisujaan tai herätellä keskustelua jostain aiheesta. Twitterissä viestien kohdistaminen tietylle toimittajalle on helppoa, jos hänellä vain on tili siellä. Myös Twitterissä aihetunnisteiden käyttö on viestitettävän asian levittämiseksi olennaista, samoin kuin muiden aloittamiin keskusteluihin osallistuminen tai viestien jakaminen.  

Yhdistys voi myös pitää blogia eli verkkopäiväkirjaa. Blogin pitäminen yhdistyksen sivuilla on hiukan vaativampaa kuin henkilökohtaisen blogin pitäminen. Yhdistyksen sivuilla olevan blogin on tarkoitus sekä palvella jäseniä että antaa ulkopuolisille sivuilla vierailijoille kuva yhdistyksen toiminnan sisällöistä. Siksi yhdistysblogi ei saisi olla pelkästään henkilökohtainen sähköinen päiväkirja. Etenkin puheenjohtajan kirjoitusta luetaan aina puheenjohtajan roolin kautta, ja tasapainoilu henkilökohtaisen ja yleisen välillä voi aiheuttaa päänvaivaa. Loukkaava tai vastapuolta halventava blogi ei vie asiaasi eteenpäin, mutta voi vaikeuttaa yhteistyötä vastapuolesi kanssa; joten pysy asiassa! Kommentointimahdollisuus blogissa lisää vuorovaikutusta ja tuo jäsenen tai lukija askelen lähemmäs yhdistystoimintaa. Blogin lukijat myös odottavat blogin päivittyvän säännöllisesti: yhdistyksen siis kannattaa suunnitella kirjoitusaikataulu ja pitää siitä kiinni. Voitte myös sopia blogin kirjoittamisen vuoroista ja määräaikaisuudesta. Kunnioittakaa tekijänoikeuksia myös blogissa eli varmistakaa, ettei yhdistys julkaise toisten hengentuotteita ilman lupaa!

Yhdistyksestä tai ajamastanne asiasta voi tehdä esittelyvideon. Sen voi julkaista monissa sosiaalisen median kanavissa, kuten Facebookissa, Twitterissä, Instagramissa tai YouTubessa.