Opas minisite block

Periaatteet

Periaatteet

Yhdistys on olemassa jäseniään varten. Avoin yhdistys kuunteleekin aktiivisesti jäseniään ja ottaa heidän asiansa vakavasti. Avoin yhdistys kertoo ahkerasti toiminnastaan ja miten jäsenten tarpeet otetaan huomioon. Avoimuus auttaa myös silloin, kun vaikuttaminen ei johda toivottuun tulokseen. Jäsenen on helpompi sulattaa ikävä tulos, jos hän on päässyt osallistumaan ja vaikuttamaan prosessiin alusta asti.

Jäsenviestinnän tulee olla myös tasapuolista. Se tarkoittaa sitä, että kaikki saavat viestin samanlaisena samaan aikaan. Sekä jäsenviestinnässä että aktiivitoimijoiden välisessä viestinnässä tämä on tärkeää. Siksi viestiä laatiessa kannattaa miettiä tarkkaan, millä välineillä kaikki jäsenet saavutetaan tasapuolisesti. Jos kaikilla jäsenillä on käytössään sähköposti ja he ovat tottuneet sitä lukemaan, sähköposti voi olla toimiva väline. Jos sähköpostia ei ole, perinteinen jäsenkirje on edelleen oiva väline. Hallituksen jäseniltä sähköpostin lukemista voi edellyttääkin.

Monikanavaisuus ja toisto auttavat tasapuolisuuden vaatimuksessa ja tekevät viestinnästä vaikuttavampaa. Eri ihmiset käyttävät eri viestintäkanavia tottumuksestaan ja tilanteista riippuen. Viesti saattaa yhdessä kanavassa mennä ohi, mutta tavoittaa toisessa. Yhdistyksesi ei kannatakaan tyytyä vain yhteen viestintäkanavaan. Viestintäkanavan valinnassa kannattaa pohtia mitä viestillä tavoitellaan, millaiset resurssit on käytössä ja halutaanko saada asiasta palautetta. Valintakriteerejä voivat olla esimerkiksi vuorovaikutus, nopeus, helppous, huomioarvo, hinta ja selkeys.

Säännöllinen viestintä muistuttaa yhdistyksen olemassaolosta ja luo kuvaa toimivasta yhdistyksestä. Viestiä ei silti kannata lähettää vain viestinnän vuoksi. Kun viestintää aikatauluttaa, on helpompi miettiä mitä esimerkiksi mihinkin jäsenkirjeeseen laitetaan.

Jälkipolville yhdistys on avoin säilytettyjen dokumenttien avulla. Siksi jokaisen yhdistyksen on mietittävä, mitä se arkistoi ja mihin. Arkistoinnissa on kiinnitettävä huomiota myös tietosuojaan.