Opas minisite block

Hyviä viestinnän käytäntöjä

Hyviä viestinnän käytäntöjä

Jäsentiedote/uutiskirje on hyvä tapa viestiä jäsenistölle. Se voi sisältää yleisiä jäsenistöä kiinnostavia uutisia, mutta myös esimerkiksi tietoa koulutuksista tietylle ryhmälle tai linkin kiinnostavaan blogiin. Tehkää uutiskirjeelle aikataulu ja määrittäkää halutessanne teemat, niin sisällön kokoaminen on helpompaa.

Sähköpostitiedote: Yhtä asiaa koskevia sähköpostitiedotteita kannattaa lähettää silloin, kun on kyse ajankohtaisista asioista joista jäsenet odottavat saavansa nopeasti tietoa, esimerkiksi työtaistelutilanteissa. Sähköpostitiedottamisessa otsikoinnilla on suuri tärkeys. Kerro otsikossa asian ydin. Esimerikiksi "Ulosmarssi alkaa ma 21.3. klo 13 - kaikki mukaan!" on parempi kuin "Tietoa ulosmarssista". 

Jäsenlehti tarvitsee enemmän resursseja ja teknistä osaamista kuin jäsentiedotteen lähettäminen. Yhdistyksen oma lehti luetaan huolellisemmin ja siihen voi kirjoittaa pidempiä juttuja kuin jäsentiedotteeseen. Monissa yhdistyksissä on siirrytty sähköiseen lehteen ja säästetään näin painokuluissa. Sähköistä lehteä voi toimittaa vaikka blogiteksteinä.

Kotisivut ovat yhdistyksen käyntikortti. Tällä tarkoitetaan sitä, että niiden kautta on helpointa saada tietoa yhdistyksestä ja sen toiminnasta. Niiden avulla luodaan mielikuvaa yhdistyksestä, myös jäsenille. Kotisivut ovat nopeat, tieto on aina saatavilla ja yleensä sivut mahdollistavat myös palautteen antamisen/vuorovaikutuksen. Myös ilmoittautuminen yhdistyksen tapahtumiin kotisivujen kautta on kätevää. Sivut tavoittavat jäsenten lisäksi myös potentiaaliset jäsenet. Kotisivuilla tärkeää on sekä sisältö että ulkonäkö. Käytä yhdistyksesi logoa ja värejä, mutta muita värejä hillitysti. Kuvat toiminnasta lisäävät sisällön houkuttelevuutta. Useimmille kotisivuille voi myös lisätä salasanalla suojatun osan, jonka takaa voi löytyä jäsenetuja, tai vaikkapa hallituksen keskustelufoorumi. Käykää tutustumassa muiden yhdistysten kotisivuihin ja miettikää yhdessä, millaista sisältöä omille sivuille laitetaan ja ketkä kaikki ovat vastuussa päivittämisestä.

Sosiaalinen media tarkoittaa verkkoviestinnän välineitä, joissa jokaisella käyttäjällä on mahdollisuus tuottaa sisältöä ja toimia aktiivisena viestijänä. Yhdistyksen viestinnän mahdollisuudet kasvavat, mutta samalla kontrolli menetetään. Sosiaalisen median hyvä puoli on, että ihmiset ovat siellä jo mukana ja välineet ovat usein maksuttomia. Sosiaalisen median suurin etu on, että yhdistyksen aktiivit ja jäsenet voivat verkostoitua ja toimia varsinaisten kokousten tai kasvokkain tapaamisten ulkopuolella. Keskusteluihin ja päätöksentekoon osallistuminen helpottuu, ja toimijat sitoutuvat paremmin yhdistyksen tavoitteisiin. Jäsenistöä kannattaa aktivoida ja kannustaa jakamaan yhdistykseen tai ammattiin liittyviä asioita yhdistyksen kanavilla.

Facebook mahdollistaa vain jäsenille tarkoitetut, suljetut ryhmät. Sellainen voi olla aktiivisen keskustelun kannalta hyvä, jos esimerkiksi halutaan keskustella ammatillisista asioista oman piirin kesken. Yhdistys voi myös markkinoida tapahtumiaan luomalla sivuilleen tapahtuman ja lähettämällä sivun seuraajille kutsun. Facebookissa on myös helppo tapa jakaa kuvia ja videoita yhdistyksen toiminnasta, esimerkiksi jostain tapahtumasta tai puheenjohtajan tervehdys. Videot voit joko ladata tai lähettää livenä. Facebookin kautta voitte siten esimerkiksi tehdä suoran infolähetyksen jäsenille. Sujuvaa kuvien jakaminen ja vdeoiden lähetys on tietysti myös Instagramissa. Se on nuorille jäsenille tärkeä kanava.

Tärkeää sähköisessä viestinnässä on ristiin linkittäminen. Uutiskirjeestä tai sosiaalisen median kanavista on helppo linkittää kotivuille, jossa tieto on kootusti. Se, että laittaa jotain uutta kotisivuille, ei välttämättä saa huomiota, jos asiaa ei mainosteta muissa kanavissa. Uutiskirjeessä voi myös kertoa, jos esimerkiksi Facebookissa käydään mielenkiintoista keskustelua.