Opas minisite block

Toimintasuunnitelma ja -kertomus

Toimintasuunnitelma ja -kertomus

Toimintasuunnitelman avulla järjestön missio ja strategia pannaan täytäntöön. Järjestön perustehtävää toteuttavalla toimintasuunnitelmalla lisätään sitoutumista ja hahmotetaan toimintaympäristössä tapahtuneita muutoksia. Suunnitelman selkeyttämät tehtävät vähentävät myös toimijoiden kiireen tuntua. Toimintasuunnitelman jaottelu selkeästi sekä asian että ajankohdan mukaisesti auttaa suunnitelman toteuttamisessa ja vertaamisessa yhdistyksen missioon ja strategiaan.

Toimintasuunnitelman teossa voi käyttää hyväkseen erilaisia suunnittelun apuvälineitä esimerkiksi työpajoja, aivoriihiä, priorisointitaulukkoa, tärkeysjärjestystä, lukujärjestystä, yhdistyksen aikajanaa tai tiekarttaa.

Yhdessä laaditun toimintasuunnitelman avulla synnytetään yhteinen näkemys ja päämäärä, opitaan yhdessä, saadaan myös hiljaisten mielipiteet esiin ja lisätään yhteenkuuluvuutta. Hyvin suunniteltu on ryhtymistä vaille valmis!

Toimintakertomus

Toimintakertomus tarvitaan tili- ja vastuuvapauden myöntämiseen rekisteröidyissä yhdistyksissä. Se hyväksytään yhdistyksen säännöissä mainitulla tavalla. Rekisteröimättömissä yhdistyksissä toimintakertomus on vapaaehtoinen. Se sisältää kertomuksen toimikauden tosiasiallisesta toiminnasta ja muotoa määrittävät usein vakiintuneet käytännöt. Se voi sisältää myös toiminnan arvioita ja tunnelmia. Myös epäonnistumiset ja tulevaisuuden haasteet on syytä kirjata. Näin varaudutaan myös tulevaan toimintaan.

Toimintakertomuksen avulla toimintasuunnitelman toteutumista seurataan ja toimintaa arvioidaan tekoprosessin aikana ja myöhemmin esim. vuosikirjojen teossa. Sen avulla varmistetaan, että toiminta vastaa sääntöjä ja tavoitteita. Mikäli toimintakertomus laaditaan samalla kaavalla kuin toimintasuunnitelma, toiminnan arviointi on helpompaa. Toimintakertomus kannattaa peilata toimintasuunnitelmaa vasten.

Hallitus/virkailijat tekevät esityksen toimintakertomukseksi. Kuitenkin itse kertomukseen kunkin toimialueen vastuuhenkilö tuottaa oman alueensa tekstiluonnoksen aikataulutetun suunnitelman mukaan. Näistä kootaan yhdessä toimintakertomus ja siihen pyydetään kommentteja tarpeellisiksi katsotuilta tahoilta (esim. luottamusmies, työsuojeluvaltuutettu, jne.)

Toimintakertomuksen alaotsikoita voivat olla:

  • Jäsenistö
  • Hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt
  • Yhdistyksen toimihenkilöt
  • Yhdistyksen edustajat
  • Yhteistyökumppanit
  • Toiminnan päämäärät ja linjaukset
  • Yhdistyksen kokoukset (hallituksen kokouksista riittää päivämäärät ja tärkeimpien päätösten referointi)
  • Yhdistyksen tapahtumat (jäsentapahtumat, työpaikkatoiminta, kampanjat, vakiintuneet toimintatavat voivat jokainen olla omana alaotsikkonaan)
  • Kansainvälisyys ja yhteiskuntavastuu (isommilla yhdistyksillä voi olla tärkeä osa toimintaa)
  • Yhdistyksen talous
  • Tulevaisuuden haasteet

Ulkoasuun kannattaa kiinnittää huomiota. Kuvitettu, vähän epävirallisempi toimintakertomus on kiinnostava. Voi myös tehdä eri tarkoituksiin eri versioita: lyhyt jäsenhankintaan ja tiedottamiseen, pitempi oman toiminnan arviointia ja kehittämistä varten.

Rehellinen, tosiasiallisiin tapahtumiin ja tunteisiin perustuva arviointi varmistaa toiminnan avoimuuden, ajanmukaisuuden ja houkuttelevuuden.