Opas minisite block

Tehtävät ja rooli

Tehtävät ja rooli

Sihteeri pyörittää yhdistyksen arkea ja työskentelee hallitukselle. Puheenjohtaja ei ole sihteerin esimies. Sihteerille kuitenkin kertyvät puheenjohtajaa ja yhdistyksen rutiineja tukevat kirjoitustehtävät: kokouskutsujen ja esityslistojen laatiminen ja lähettäminen yhdessä puheenjohtajan kanssa, pöytäkirjojen kirjoittaminen, jäsenluettelon ylläpito, yhdistyksen tietojen päivitys yhdistysrekisteriin, toimintakertomuksen ja - suunnitelman luonnosten kokoaminen sekä asiakirjojen hallinto eli erilaisten asiakirjojen laatiminen ja arkistointi. Lisäksi sihteeri voi hoitaa liittoon, jäseniin ja sidosryhmiin liittyvää viestintää, sen mukaan, mitä puheenjohtajan ja tiedottajan kanssa on yhdessä sovittu.

Sihteeri perehtyy työhönsä usein edeltäjänsä papereihin tutustuen. Tässä on pieni virheellisten toimintatapojen periytymisen riski. Ohjatulla sihteerikurssilla opit tehokkaat menetelmät ja tapaat ihmisiä, joista myöhemmin saattaa löytyä mainioita yhteistyökumppaneita.

Sihteerin roolin määrittelemiseksi voit vastata seuraaviin kysymyksiin.

  • Miksi olen ryhtynyt sihteeriksi?
  • Tunnenko sihteerin tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet?
  • Tunnenko toimintaympäristön ja hallituksen jäsenet?
  • Mihin asioihin haluan sihteerinä erityisesti keskittyä?
  • Mitä vahvuuksiani voin hyödyntää sihteerinä?
  • Mitä osaamista minulla on ja mitä minulta puuttuu? Miten hankin puuttuvan osaamisen?
  • Mitä odotan ammattiyhdistykseltäni ja ammattiliitoltani?
  • Mitä hallitus odottaa minulta?