Opas minisite block

Rooli kokouksessa

Rooli kokouksessa

Yleensä sihteerinä huolehdit kokousjärjestelyistä. Varaat kokoustilat ja tilaat tarjoilut, varmistat tarvittavan tekniikan sekä lähetät kokouskutsut. Kokouksessa sihteerinä avustat puheenjohtajaa, vaikka muualla pj ei ole sihteerin esimies. Sihteeri on hallituksen sihteeri. Kokouksissa sihteerin tehtäviisi kuuluu kirjoittaa huolelliset muistiinpanot pöytäkirjan kirjoittamista varten, kirjata puheenvuoropyynnöt, huolehtia puhujajärjestyksestä ja kirjata henkilövalinnoissa ehdokkaat. Äänestystilanteissa sihteerinä kirjaat tehdyt ehdotukset sekä äänestystulokset.

Pöytäkirja on virallinen dokumentti, joka kuvaa toimintaa ja kertoo päätökset. Pöytäkirja laaditaan pian kokouksen jälkeen. Jos on sovittu, että laaditaan pelkkä päätöspöytäkirja, kerrot siinä vain päätökset. Selostuspöytäkirja kertoo, miten päätökset tehtiin ja keskustelupöytäkirja kirjaa käydyn keskustelun. Pöytäkirjan ulkoasu on vakiomuotoinen. Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan aina. Ammattiyhdistyksen pöytäkirja ei sinällään ole julkinen dokumentti, sillä se saattaa sisältää henkilötietosuojaan kuuluvia tietoja.

Hallituksen kokouksista voidaan kirjoittaa myös muistio. Se on pöytäkirjaa epävirallisempi työpaperi. Muistio kertoo, mikä tilaisuus oli, missä ja milloin se pidettiin, ketä siihen osallistui ja mitä asioita käsiteltiin. Myös siihen kirjataan tehdyt päätökset eli mitä sovittiin, kuka toteuttaa ja mihin mennessä. Myös muistio allekirjoitetaan. Pöytäkirjat ja muistiot ovat tulevien historiantutkijoiden aineistoja, joten ne kannattaa tehdä huolella.

Sähköpostin tai muun sähköisen kokousalustan avulla pidettävässä kokouksessa sihteeri voi ylläpitää tiedostoa, josta muokataan pöytäkirja sähköpostiviesteinä saatujen kommenttien mukaan tai joka on kaikkien näkyvillä ja muokattavissa esimerkiksi yhteisessä, sähköisessä työtilassa. Tämän toteuttamiseen on erilaisia teknisiä apuvälineitä, yhden tarjoaa Yhdistysavain **/ <-- linkki? /**. Sähköisesti kannattaa kokoontua silloin, kun voidaan päättää selkeistä asioista, kokoukset vaativat paljon matkustamista ja/tai asialistaan ei liity kiistoja tai näkemyseroja. Kun hallitus tekee sähköpostilla päätöksiä, kannattaa kiinnittää erityistä huomioita henkilötietolakiin ja tietosuojalakiin. Videokokouksessa sihteeri toimii kuten perinteisessä, kasvokkain käytävässä kokouksessa.