Opas minisite block

Suunnittelu

Suunnittelu

Kaikkien jäsentapaamisten suunnittelu alkaa siitä, että pohditaan mikä on tapaamisen tavoite. Miksi tilaisuus järjestetään? Tavoitteena voi olla esimerkiksi

  • yhteisöllisyyden, me-hengen lisääminen
  • uuden oppiminen 
  • informaation saaminen
  • vertaistuen antaminen, yhteisten kokemusten jakaminen
  • virkistyminen

Koulutuksissa ja esimerkiksi ajankohtaisinfoissa kannattaa miettiä vastaus kysymykseen: Mitä tilaisuudessa pitää oppia? Näin saadaan tavoitteet määriteltyä. Tältä pohjalta kouluttajan on helppo suunnitella tilaisuuden sisältö ja myös markkinointi jäsenille on helpompaa, koska tavoitteet kertovat miksi tilaisuuteen kannattaa tulla mukaan.

Aikuiset osanottajat tuovat tilaisuuteen valtavan määrän osaamista ja elämänkokemusta tullessaan. Olisi haaskausta antaa sen olla käyttämättömänä. Monet tilaisuudet kannattaakin järjestää niin, että yhdistys tarjoaa osallistujille oppimisyhteisön, jossa opitaan paitsi kouluttajalta myös muilta osallistujilta.

Tässä tilaisuuden suunnittelijan muistilista:

Ennen tilaisuutta

  1. Tilat ja tarjoilut varattu, myös kouluttajan/vetäjän tarvitsemat välineet (tietokone, dataprojektori, internet-yhteys, fläppitaulu, mikrofoni, jne) sekä se, millaisessa muodostelmassa tilassa halutaan istua
  2. Yhteiskuljetus ja majoitus varattu tarvittaessa
  3. Kouluttaja/kouluttajat rekrytoitu
  4. Ohjelma tehty
  5. Kutsu: ajankohta, paikka, ohjelma, kouluttaja, ilmoittautuminen, hinta, tarjoilut, allergiatiedustelu
  6. Tilaisuuden talousarvio
  7. Markkinointi ajoissa ja eri kanavia hyödyntäen
  8. Kouluttajalle/vetäjälle osallistujalista ja ohjelma
  9. Tiedot tilojen tarjoajalle: osallistujamäärä ja ruoka-allergiat
  10. Ohjelma kopioituna jaettavaksi
  11. Osallistujien nimikyltit
  12. Osallistujien todistukset tarvittaessa
  13. Opasteet paikalle
  14. Miten arviointi/palautekysely tehdään?
  15. Ota mukaan niiden henkilöiden puhelinnumerot, joiden kanssa sinulle saattaa tulla tarve olla tilaisuuden aikana yhteydessä. Esimerkiksi kouluttajat, kokousemäntä/-isäntä, kuljetusliikkeen edustaja.
  16. Tehdäänkö tilaisuudesta juttu yhdistyksen uutiskirjeeseen, nettisivuille tai sosiaaliseen mediaan? Kuka tekee? Tai jos tilaisuuden tavoitteena on kehittää yhdistyksen toimintaa, esimerkiksi niin, että puhutaan jäsenten kokemista haasteista tai työstetään asioita ryhmissä, niin kuka tekee muistiinpanot.  

Tilaisuuden alkaessa ja aikana

  1. Tarkista, että tekniikka toimii, tietokone ja dataprojektori, mikrofoni, valojen säätö, ja että käytössä on fläppipaperia, kyniä, muistiinpanopaperia.
  2. Katso, että opasteet ovat kunnossa.
  3. Ota selvää, missä on naulakko, wc, tupakointitila, ruokasali ja missä tarjoilut hoidetaan. Kerro tiedot osallistujille, kun avaat tilaisuuden.
  4. Ota vastaan osallistujat, kättele ja toivota tervetulleeksi, merkkaa ilmoittautuneiden listaan ketkä ovat saapuneet. Esittele itsesi, kouluttaja/vetäjä, osallistujat, alustajat.
  5. Sovi miten sosiaaliseen mediaan voi jakaa tilaisuudesta.
  6. Jaa ohjelma ja muu aineisto.
  7. Huolehdi, että aikalaulussa pysytään ja tauoista pidetään kiinni.
  8. Varaa mukaan ensiapuohjeet ja hätänumero siltä varalta, että joku saa sairaskohtauksen.
  9. Kerro miten ruokailuissa toimitaan, onko pöytiin tarjoilu vai buffet.
  10. Jaa lopussa kiitokset kaikille osanottajille siitä, että he ovat olleet mukana. Kiitä kouluttajaa ja alustajia. Kerro miten palaute annetaan. Jaa todistukset.

Tilaisuuden jälkeen

  1. Miten tilaisuus onnistui järjestäjän näkökulmasta:
    • Pysyttiinkö aikataulussa?
    • Onnistuivatko järjestelyt?
    • Onko kouluttajan palkkiolomake ja kurssitilojen lasku saatu?
    • Pitikö kurssin budjetti?
    • Toteutettiinko kurssi sopivana ajankohtana?
  2. Millaista palautetta osallistujat antoivat?
  3. Onko jälkitiedotus hoidettu, esim. sähköisten materiaalien lähetys osallistujille ja tiedotus yhdistyksen kanavissa