Viestintä muutoksen aikana

Viestintä muutoksen aikana

Yhdistymisprosessi on muutosprosessi. Jäsenet ovat helposti muutosta vastaan, jos eivät tiedä mitä on tekeillä. Siksi tulee muistaa tiedottaa säännöllisesti koko yhdistymisprosessin ajan, siitä mitä tehdään, mihin mennessä ja mitä on tehty tai päätetty. Tiedottamista ei pidä unohtaa, vaikka mitään merkittävää ei vähään aikaan tapahtuisikaan.

On tärkeää, että yhdistymisprosessin vetäjillä on selvät tavoitteet ja suunta ja niihin perustuvat selkeät ydinviestit, joilla prosessia perustellaan ja viedään eteenpäin.

Ydinviesteissä ja viestinnässä yleensä kannattaa vedota sekä järkeen että tunteeseen, koska muutoksessa on aina nämä molemmat puolet mukana. Vastaanottaja saattaa olla niin tunnekuohussa, ettei välttämättä ”kuule” kaikkea tai lukee asian omalla tavallaan. Tiedotus voi myös olla väärin ajoitettua. Siksi yhdistymisprosessista kannattaa tiedottaa usein ja perustella ydinviestiä tai -viestejä eri näkökulmista.

Jäsenistön kuuleminen

On hyvä antaa jäsenille mahdollisuuksia kertoa mielipiteensä ja vaikuttaa päätöksiin. Viestinnän tulee olla siis vuorovaikutteista, eikä pelkästään yksisuuntaista yhdistyksen hallitukselta jäsenille menevää tiedottamista.

Viestinnän kohderyhmät

Yhdistymisprosessissa viestinnän ja vuorovaikutuksen tärkeimmät kohderyhmät ovat oman ja toisen yhdistyksen hallituksen jäsenet, yhdistyksen jäsenet ja henkilöstön edustajat sekä emoliiton henkilöstö. Näiden lisäksi on kuitenkin monia muitakin kohderyhmiä.

Viestintäsuunnitelma

Yhdistymisprosessin suunnittelussa tulee pitää jatkuvasti viestintä mukana. Jotta viestintää myös muistetaan toteuttaa ennakoivasti, kannattaa tehdä viestintäsuunnitelma. Viestinnän suunnittelun osatekijät ovat:

  • tavoitteen asettaminen: mitä halutaan saada aikaan
  • kenelle viestitään: kohderyhmä(t)
  • tiedon keruu: mitä tietoa kohderyhmän jäsenet tarvitsevat, mitä he tietävät
  • mitä sanotaan: ydinviestit kohderyhmien mukaan
  • mitä ja miten tehdään: toimenpiteiden, materiaalien  ja viestintäkanavien ideointi - vaikuttava viestintä käyttää montaa viestintäkanavaa!
  • aikataulutus: etukäteis-, tapahtuma-, jälkitiedotus
  • palautekanavat, vuorovaikutteisuuden mahdollistaminen
  • resurssit
  • kuka tekee: vastuiden jako
  • seuranta ja arviointi: miten viestinnässä onnistuttiin ja miksi 

Katso viestinnän suunnittelun mallit (word-tiedosto).

TJS Opintokeskus on Akavan ja STTK:n koulutus- ja kehittämisorganisaatio.

TJS Opintokeskusta ylläpitää Toimihenkilöjärjestöjen Sivistysliitto ry, jonka jäseniä ovat Akava ja STTK.