Huomioitavaa etäosallistumisen määrittelyssä

Huomioitavaa etäosallistumisen määrittelyssä

Yhdistys voi itse yhdistyksen säännöissä ja päätöksillä määritellä etäosallistumisen mahdollisuudet.

Etäosallistumisen määrittelyn lähtökohtana on, miten jäsenen osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan varmistaa fyysiseen kokoukseen verrattavalla tavalla. Etäosallistumistavoidaan tarjota, vaikka jäsenet eivät voisikaan käyttää kysely- tai puheoikeuttaan. Olennaisinta on, että jäsen voi luotettavalla tavalla osallistua äänestykseen. (PRH) Tällöin on jäsenen itse päätettävissä, haluaako käyttää etäosallsitumisen mahdollisuutta, vaikka ei olekaan yhdenvertainen kokouksessa läsnäolevien kanssa.

Huomioitavaa etäosallistumisen määrittelyssä:

  • osallistumisoikeus joko ennakkoon tai reaaliaikaisesti tai molempia
  • osallistumisoikeuden/osallistujien selvittäminen (ennakkoilmoittautuminen yksinkertaistaa)
  • osallistuminen kokouksen kulkuun:
    • aloiteoikeus/esitysten teko
    • puheoikeus
    • äänioikeus
    • vaalikelpoisuus
    • kyselyoikeus
    • kannatusoikeus
  • asiat, joiden käsittelyyn voi osallistua
  • äänestyksen toteutus
    • äänioikeuden varmentaminen/ etäosallistujan tunnistaminen (esim. jäsentunnus, pankkitunnus, erillinen salasana)
    • etä-äänen oikeellisuus
    • vaalisalaisuus: avoin tai salainen vaali
    • ääntenlaskennan/äänestystuloksen oikeellisuus
    • etä-äänten huomiointi kokouksen päätöstä tehtäessä
  • etä-äänen antaneen osallistuminen kokoukseen

Kun etäosallistumisen mahdollisuuksia määritellään, täytyy huomioida, että käsiteltävät asiat voivat muuttua fyysisessä kokouksessa, koska

  • kokoukseen osallistuvilla jäsenillä on aloite- ja keskusteluoikeus.
  • jos etä-äänen antanut tulee kokouspaikalle, hänellä on oikeus käyttää siellä äänioikeutta.
  • vaalien ehdokasasettelu saattaa muuttua: vetäytymiset ja/tai uudet ehdokkaat

Miten tällöin suhtaudutaan ennakkoon annettuihin ääniin, vastaavatko ne enää käsiteltävää asiaa? Yhtenä ratkaisuna on, että yhdistyksen säännöissä määrätään ainoastaan reaaliaikainen etäosallistuminen mahdolliseksi. Selvyyden vuoksi muunkinlainen ratkaisutapa on hyvä kirjata sääntöihin.

TJS Opintokeskus on Akavan ja STTK:n koulutus- ja kehittämisorganisaatio.

TJS Opintokeskusta ylläpitää Toimihenkilöjärjestöjen Sivistysliitto ry, jonka jäseniä ovat Akava ja STTK.