Yhdistyksen kokous poikkeusoloissa – lain sallimat helpotukset järjestelyihin

06.05.2020
Eduskunta on säätänyt poikkeamislain, joka mahdollistaa yhdistyksen kokouksen järjestämisen poikkeavin järjestelyin.

Korona-epidemian seurauksena hallitus otti maaliskuussa 2020 valmiuslain käyttöön ja kielsi yli 10 hengen kokoontumiset. Nykyinen rajoitus on voimassa 31.5. asti. Sen jälkeen on mahdollista järjestää alle 50 hengen tapahtumia.

Kielto koskee myös yhdistysten kokouksia. Kokoontumisrajoituksista johtuen voi olla, ettei yhdistyksen sääntömääräisen kokouksen järjestäminen lain ja yhdistyksen sääntöjen vaatimalla tavalla ole mahdollista. Yhdistysten tilannetta helpottamaan eduskunta on säätänyt poikkeamislain (PoikkL 290/2020), joka oikeuttaa poikkeusjärjestelyt. Laki on voimassa 1.5.-30.9.2020.

PoikkL:a sovelletaan sellaiseen kokoukseen, johon kutsu on toimitettu ko. lain mukaisena ja joka pidetään lain voimassa ollessa:

  • Yhdistyksen sääntömääräinen kokous, joka sääntöjen määräyksen tai jäsenen vaatimuksesta tulisi järjestää elokuun 2020 loppuun mennessä, voidaan pitää normaalia myöhemmin viimeistään kuitenkin 30.9.2020.
  • Hallitus voi päättää sallia etäosallistumisen yhdistyksen ja valtuutettujen kokoukseen YhdL:n 24§ huomioiden ja 17§ ja 30§ estämättä: kutsutaan sääntöjen mukaan ja kutsussa kerrotaan etäosallistumisesta.
  • Yhdistyslain 25 §:n 1 momentista ja säännöistä poiketen hallituksen päätöksellä voidaan sallia, että asiamies voi edustaa korkeintaan 10% kokouksessa edustettujen jäsenten tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä, ellei suurempi määrä ole sallittu säännöissä.
  • Hallitus voi päättää, että syyskuun 30.9.2020 mennessä järjestettävään yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.
  • Yhdistyksen 30.11.2019 – 29.2.2020 päättyneen tilikauden tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava viimeistään 30.6.2020.

Usein kysytyt kysymykset etäkokouksen järjestämisestä vuoden 2020 poikkeusoloissa

Verkkokokousten järjestäminen vaatii hyvin erilaisia järjestelyjä verrattuna fyysiseen kokoontumiseen. Olemmekin koonneet vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin, jotta ne olisivat avuksi kokousten järjestämiseen poikkeusoloissa. Kysymykset ovat: 

  1. Onko kuitenkin niin, että vähintään puheenjohtajan ja sihteerin on oltava jossakin "fyysisessä" paikassa vai voiko tosiaan kaikki olla etänä?
  2. Kun kokouspaikalle ei mahdu kuin maks. 50 henkeä, onko mahdollista rajoittaa joidenkin jäsenryhmien osallistumista, esim. eläkeläisjäsenten osalta? Heillä olisi vain puhe- ja läsnäolo-oikeus.
  3. Mitä pitää huomioida, jotta verkkokokoukset ovat yhtä lainvoimaisia ja päätösvaltaisia kuin lähikokoukset?
  4. Miten järjestän etäkokouksen?
  5. Miten kokousmateriaali toimitetaan jäsenille nähtäväksi, kun mitään sähköpostilistaa ei ole olemassa? Kokouksessa käsitellään vuosikertomus ja tilinpäätös.
  6. Miten järjestetään pöytäkirjojen ja muiden dokumenttien allekirjoitukset?
  7. Miten äänestykset voidaan hoitaa verkossa?
  8. Miten vaalisalaisuuden säilyminen varmistetaan esim. Surveypal-kyselyä käytettäessä?
  9. Osallistujien IT-taidot ja -välineet ovat hyvin kirjavat. Mikä olisi helpoin ilmainen alusta kokouksen järjestämiselle?
  10. Millainen ohjelma on paras isoille ryhmille, jossa ihmisten koneilla on eri ohjelmia tai ohjelma puuttuu kokonaan?
  11. Miten kevätkokous pidetään ja kutsutaan koolle, että jäsenet voivat olla etänä paikalla?
  12. Meidän on pakko tehdä päätöksiä. Miten kokous tulee järjestää, jos yhdistyksen säännöt eikä laki salli etäosallistumista mutta kokoontumisrajoitukset ovat voimassa?
  13. Voiko lähettää vuosikokous esityslistana ja vuosikokousdokumentit jäsenille sähköpostilla ja pyytää että jäsen hyväksyy tai ei hyväksy ne sähköpostivastauksella kohta kohdalta tiettyyn päivämäärään mennessä TAI voiko laittaa dokumentit yhdistyksen kotisivulle ja pyytää että jäsenet menevät sinne ja lukevat ne sieltä, ja pyytää että ne hyväksyy/ei hyväksy määräaikaiseen päivämäärään niin kuin sähköpostivastaus?
  14. Kokouksen pitämisen (valtuusto/edustajisto) etäyhteyden kautta kuvaus yhdistyksen vaali- ja äänestysjärjestyksessä?
  15. Mitä etäkokous vaatii kokouksen puheenjohtajalta tai sihteeriltä?
  16. Olisi eduksi, että ainakin kokouksen pj ja sihteeri ovat samassa paikassa kokouksen aikana. Jos kokouksen puheenjohtaja ja muut virkailijat valitaan kokouksessa, niin miten voidaan etukäteen sopia, missä nämä kokoontuvat?
  17. Miten toimitaan hallituksen kevätkokousten kanssa. Poikkeustila jatkuu ehkä kesäkuun loppuun ja Kokoussäännöissä on että 31.5.on viimeinen kevät kokouksen pito päivä, jos menee esim. kesäkuulle alkuun, ja vaikka niin että vain hallitus kokoontuu poikkeustilassa, kirjataanko pitopäiväksi kesäkuu todellinen päivä. vai joku aiemmin suunniteltu toukokuun päivä joka ehkä peruutettu tilanteesta johtuen.

Lataa etäkokoustamisen UKK-lista.(Päivitetty kysymyksen 12 vastausta 8.5. klo 14)

Katso sivulta etäosallistuminen, mitä etäkokouksen sääntöihin viemisessä on hyvä ottaa huomioon

 

 

 

TJS Opintokeskus on Akavan ja STTK:n koulutus- ja kehittämisorganisaatio.

TJS Opintokeskusta ylläpitää Toimihenkilöjärjestöjen Sivistysliitto ry, jonka jäseniä ovat Akava ja STTK.