Yhdistyksen kokous poikkeusoloissa – lain sallimia helpotuksia järjestelyihin jatkettu

Korona-epidemian seurauksena kokoontumisia on rajoitettu. Rajoitukset koskevat myös yhdistysten kokouksia. Kokoontumisrajoituksista johtuen voi olla, ettei yhdistyksen sääntömääräisen kokouksen järjestäminen lain ja yhdistyksen sääntöjen vaatimalla tavalla ole mahdollista. Ajankohtaiset alueelliset rajoitukset löytyvät valtioneuvoston ja aluehallintovirastojen sivuilta.

”Mikäli tapahtuma on tarpeen järjestää, sen toteutuksessa on syytä huomioida rajoitetoimenpiteiden tarkoitus ja pyrkiä järjestelyissä turvaamaan osallistujia esimerkiksi:

  • huolehtimalla tilajärjestelyin riittävästä fyysisestä väljyydestä
  • harkitsemalla mahdollisuuksia etäosallistumiseen
  • huolehtimalla tilaisuudessa hygieniaan liittyvistä järjestelyistä ja ohjeista.”

”Aluehallintovirasto korostaa, että jokaisen toimijan on tärkeää huomioida toiminnassaan yleiset ohjeet hygienia- ja muista järjestelyistä, joilla viruksen leviämistä estetään, vaikka toiminta tai tapahtuma ei kuuluisikaan aluehallintovirastojen määräämien kokoontumisrajoitusten piiriin.” 

Lisätietoa Aluehallintavirasto: yleisötilaisuudet ja Aluehallintavirasto: usein kysytyt kysymykset.

Eduskunta on säätänyt väliaikaisen lain, joka mahdollistaa yhdistyksen kokouksen järjestämisen poikkeavin järjestelyin

Yhdistysten tilannetta helpottamaan eduskunta on laatinut uuden väliaikaisen poikkeamislain (290/2020), joka oikeuttaa kokousten poikkeusjärjestelyt, mm asiamiehen käytön ja etäosallistumisen. Nykyinen väliaikainen poikkeamislaki (677/2020) astui voimaan 3.10.2020 ja on voimassa 30.6.2021 asti.

Poikkeamislakia sovelletaan sellaiseen kokoukseen, johon kutsu on toimitettu ko. lain mukaisena ja joka pidetään lain voimassa ollessa:

  • Yhdistyksen hallitus voi päättää sallia etäosallistumisen yhdistyksen ja valtuutettujen kokoukseen YhdL:n 24§ huomioiden ja 17§ ja 30§ estämättä: kutsutaan sääntöjen mukaan ja kutsussa kerrotaan etäosallistumisesta.
  • Yhdistyslain 25 §:n 1 momentista ja säännöistä poiketen hallituksen päätöksellä voidaan sallia, että asiamies voi edustaa korkeintaan 10% kokouksessa edustettujen jäsenten tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä, ellei suurempi määrä ole sallittu säännöissä. Valtuutettujen kokouksessa asiamieheksi voidaan nimetä vain toinen valtuutettu
  • Hallitus voi päättää, että kesäkuun 30.pv 2021 mennessä järjestettävään yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan kahta viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä

Usein kysytyt kysymykset etäkokouksen järjestämisestä pandemiaoloissa

Verkkokokousten järjestäminen vaatii hyvin erilaisia järjestelyjä verrattuna lähikokoukseen. Olemmekin koonneet vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin, jotta ne olisivat avuksi kokousten järjestämiseen poikkeusoloissa.

Kysymykset ovat: 

  1. Onko kuitenkin niin, että vähintään puheenjohtajan ja sihteerin on oltava jossakin "fyysisessä" paikassa vai voiko tosiaan kaikki olla etänä?
  2. Kun kokouspaikalle ei mahdu kuin maks. 50 henkeä, onko mahdollista rajoittaa joidenkin jäsenryhmien osallistumista, esim. eläkeläisjäsenten osalta? Heillä olisi vain puhe- ja läsnäolo-oikeus.
  3. Mitä pitää huomioida, jotta verkkokokoukset ovat yhtä lainvoimaisia ja päätösvaltaisia kuin lähikokoukset?
  4. Miten järjestän etäkokouksen?
  5. Miten kokousmateriaali toimitetaan jäsenille nähtäväksi, kun mitään sähköpostilistaa ei ole olemassa? Kokouksessa käsitellään vuosikertomus ja tilinpäätös.
  6. Miten järjestetään pöytäkirjojen ja muiden dokumenttien allekirjoitukset?
  7. Miten äänestykset voidaan hoitaa verkossa?
  8. Miten vaalisalaisuuden säilyminen varmistetaan esim. Surveypal-kyselyä käytettäessä?
  9. Osallistujien IT-taidot ja -välineet ovat hyvin kirjavat. Mikä olisi helpoin ilmainen alusta kokouksen järjestämiselle?
  10. Millainen ohjelma on paras isoille ryhmille, jossa ihmisten koneilla on eri ohjelmia tai ohjelma puuttuu kokonaan?
  11. Miten kevätkokous pidetään ja kutsutaan koolle, että jäsenet voivat olla etänä paikalla?
  12. Meidän on pakko tehdä päätöksiä. Miten kokous tulee järjestää, jos yhdistyksen säännöt eikä laki salli etäosallistumista mutta kokoontumisrajoitukset ovat voimassa?
  13. Voiko lähettää vuosikokous esityslistana ja vuosikokousdokumentit jäsenille sähköpostilla ja pyytää että jäsen hyväksyy tai ei hyväksy ne sähköpostivastauksella kohta kohdalta tiettyyn päivämäärään mennessä TAI voiko laittaa dokumentit yhdistyksen kotisivulle ja pyytää että jäsenet menevät sinne ja lukevat ne sieltä, ja pyytää että ne hyväksyy/ei hyväksy määräaikaiseen päivämäärään niin kuin sähköpostivastaus?
  14. Kokouksen pitämisen (valtuusto/edustajisto) etäyhteyden kautta kuvaus yhdistyksen vaali- ja äänestysjärjestyksessä?
  15. Mitä etäkokous vaatii kokouksen puheenjohtajalta tai sihteeriltä?
  16. Olisi eduksi, että ainakin kokouksen pj ja sihteeri ovat samassa paikassa kokouksen aikana. Jos kokouksen puheenjohtaja ja muut virkailijat valitaan kokouksessa, niin miten voidaan etukäteen sopia, missä nämä kokoontuvat?
  17. Miten toimitaan hallituksen kevätkokousten kanssa. Poikkeustila jatkuu ehkä kesäkuun loppuun ja Kokoussäännöissä on että 31.5.on viimeinen kevät kokouksen pito päivä, jos menee esim. kesäkuulle alkuun, ja vaikka niin että vain hallitus kokoontuu poikkeustilassa, kirjataanko pitopäiväksi kesäkuu todellinen päivä. vai joku aiemmin suunniteltu toukokuun päivä joka ehkä peruutettu tilanteesta johtuen.

Lataa etäkokoustamisen UKK-lista.

Katso sivulta Etäosallistuminen, mitä etäkokouksen sääntöihin viemisessä on hyvä ottaa huomioon. 

 

Julkaisuaika: 
Keskiviikko, lokakuu 21, 2020